PERENCANAAN DALAM PENGORGANISASIAM

Oleh :
Mushlih Candrakusuma


PENDAHULUAN

Kelancaran serta keberhasilan suatu proses kegiatan agar dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien, ditentukan oleh adanya perencanaan yang matang, organisasi yang tepat, sebagai suatu sistem yang harmonis dan dikelola oleh pelaksana yang kompeten dan berdedikasi. Perencanaan ini pada hakikatnya merupakan salah satu fungsi lainnya dan peranannya dirasakan sangat penting.
Perencanaan adalah suatu ikhtiar untuk menjamin agar setiap usaha kerja sama itu berhasil dengan sukses, bukan saja “apa” yang harus diperbuat, melainkan “bagaimana”, “kapan” dan oleh “siapa”segala sesuatu itu harus dilaksanakan. Untuk itu dalam pembahasan makalah ini akan dibahas beberapa hal yang berkaitan dengan perencanaan, diantaranya ciri-ciri, manfaat, proses perencanaan dll, Agar suatu kelancaran serta keberhasilan dapat dicapai. Atas ladasan dasar di atas, maka kami merasa perlu untuk membuat makalah mengenai “Perencanaan” tersebut.
 

PEMBAHASAN
A. Pengertian
Perencanaan berarti mengambil keputusan tentang hal-hal yang akan dilakukan dimasa depan dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, agar resiko kegagalan atau kekurangberhasilan dapat dikurangi meskipun mungkin tidak bisa dihilangkan . Perencanaan adalah pemahaman yang memerlukan dedikasi untuk bertindak berdasarkan kontemplasi mengenai masa depan, suatu determinasi untuk merencanakan secara konstan dan sistematis sebagai bagian integral manajemen . Perencanaan merupakan suatu proses yang kontinu yang meliputi rencana dan pelaksanaan, yang terdapat unsur-unsur:
a. Mempunyai ciri-ciri yang berorientasi kepada pelaksanaan di masa mendatang.
b. Proses yang kontinuitas dan fleksibelitas.
c. Mengusahakan perencanaan dapat seoperasional mungkin dalam mencapai tujuan.
d. Adanya sistem pengecualian pelaksanaan rencana yaitu keserasian antara pelaksanaan dengan perencanaan.
e. Adanya sistem pelaporan dan evaluasi dalam proses perencanaan.
Perencanaan juga dapat dikatakan tindakan yang menyeluruh yang berusaha mengoptimalkan dana, sarana dan lain-lain dari suatu sistem. Perencanaa itu penting, karena perencanaan akan memberi efek baik pada pelaksanaan maupun pengawasan. Suatu perencanaan merupakan langkah pertama dalam usaha mencapai suatu kegiatan. Perencanaan pada hakikatnya adalah usaha yang dilakukan secara sadar dan terus-menerus serta diorganisasikan untuk memilih yang terbaik dari berbagai alternatif yang ada bagi pencapaian tujuan tertentu. Dengan melihat berbagai pengertian diatas, maka secara umum dapat diambil pengertian perencanaan sebagai berikut: Perencanaan adalah suatu kegiatan dalam organisasi dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.
B. Ciri-Ciri Perencanaan
Dengan memperhatikan pengertian perencanaan sebagaimana dijelaskan di atas, maka ciri-ciri perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Melihat jauh ke depan, dalam arti bersangkutan dengan masa depan, termasuk jangka waktunya.
2. Adanya tujuan, yang ditetapkan sebelumnya (tujuan tertentu), berupa program kegiatan dan cara-cara pencapaianya.
3. Penentuan cara-cara pencapaian dengan penetapan:
a. Kebijaksanaan
b. Strategi
c. Peraturan
d. Standar
e. Organisasi
f. Prosedur
4. Adanya penghitungan
a. Penggunaan sumber-sumber dana
b. Penggunaan sumber-sumber daya
c. Penggunaan waktu
d. Usaha-usaha untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi
Suatu rencana dapat dikatakan baik, apabila memenuhi syarat-syarat tertentu, sebagai berikut:
1. Jelas dan dapat dimengerti serta dapat menjawab pertanyaan: apa, mengapa, bagaimana, bilamana, siapa serta mengadakan penilaian, penyesuaian, dan perubahan.
2. Pragmatis, yaitu disertai perhitungan-perhitungan konkrit, berdasarkan asumsi yang logis.
3. Operasional, ialah dapat dilaksanakan dengan kemampuan yang ada.
4. Ambisius, tetapi tetap realistis.
5. Berlangsungnya melalui pentahapan waktu secara konsisten.
6. Fleksibel dalam arti sewaktu-waktu dapat di sesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah dari asumsi semula.
7. Ada skala prioritas, rencana yang baik sesuai dengan kemampuan, bukan berdasarkan kemauan.
C. Manfaat Perencanaan
Sebuah perencanaan mempunyai beberapa manfaat:
1. Sebagai alat efesiensi dan alat untuk mengurangi biaya (a cost reducingtool).
2. Sebagai alat pengarahan kegiatan kepada pencapaian tujuan.
3. Pembentuk masa datang dengan mengusahakan supaya ketidakpastian dapat dibatasi seminimal mungkin.
4. Alat-alat untuk memilih alternatif cara terbaik atau kombinasi alternatif cara yang terbaik.
5. Alat penentuan skala prioritas dari pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun kegiatan.
6. Alat pengukur/standar untuk pengawasan dan penilaian (control and evaluation)
D. Faktor Perencanaan
Dengan merangkaikan hubungan antara suatu rencana yang baik dengan proses perencanaan itu sendiri, maka untuk menyusun suatu rencana yang baik diperlukan beberapa faktor sebagai berikut:
1. Suatu rencana hendaknya disusun oleh tenaga yang benar-benar mengetahui teknik perencanaan.
2. Rencana harus dibuat oleh orang yang mendalami tujuan organisasi.
3. Rencana harus didukung oleh data/informasi, ide-ide yang relevan.
4. Rencana hendaknya disusun oleh orang yang mengetahui sifat hakiki dari pada permasalahan serta mampu melihat kedepan (forcast).
Suatu rencana yang telah disusun, tentu diharapkan akan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kepentingan organisasi. Pada dasarnya perencanaan itu lebih mudah di pahami daripada digunakan dan dilaksanakan. Beberapa hambatan penggunaan dan pelaksanaan perencanaan mengalami kesukaran baik dari dalam maupun dari luar organisasi itu sendiri. Hambatan dari dalam misalnya belum tersedia ahli perencanaan yang profesional, belum tersusunnya data-data yang variabel dan akurat, belum jelas tujuan dan cara-cara pencapaian tujuan. Hambatan dari luar misalnya disebabkan terbatasnya dana yang diperlukan, adanya ketentuan-ketentuan yang harus dikaitkan dan memerlukan pemikiran, pengarah waktu, situasi, kondisi lingkungan.
E. Tingkatan Perencanaan
Sebuah tingkatan perencanaan yang berlainan dapat dikenali berdasarkan cakrawala perencanaan tiap tingkatan. Tiga tingkatan yang sering disebut dalam bacaan adalah:
1. Perencanaan strategis, berhubungan dengan pertimbangan jangka-panjang. Keputusan yang harus diambil berhubungan dengan bidang usaha dimana perusahaan berada, pasar tempat menjualnya, bauran produk dll.
2. Perencanaan taktis, berhubungan dengan cakrawala perencanaan jangka menengah, misalnya: cara sumber daya dicapai dan diatur, penstrukturan kerja, dan petugas yang dibutuhkan serta pelatihannya.
3. Perencanaan operasional, berhubungan dengan keputusan untuk operasi yang sedang berjalan, misalnya: penetapan harga, tingkat produksi, tingkat sediaan barang.
Pramono Atmadi mengatakan bahwa perencanaan mempunyai tingkatan-tingkatan sebagai berikut :
1. Perencanaan dan pengambilan keputusan. Suatu keputusan biasanya diambil karena adanya berbagai konflik dari berbagai pilihan. Keputusan tidak hanya diambil dari dari suatu kegiatan sebagai kebulatan tetapi keputusan dapat diambil dari langkah atau proses dalam perencanaan itu.
2. Perencanaan dan perkiraan masa depan. Perencanaan memang berkaitan dengan perkiraan masa depan. Perkiraan masa depan adalah perkiraan berbagai kondisi masa depan. Perencanaan selalu melihat dan mencangkup masa depan. Bila dihubungkan dengan perencanaan maka perkiraan masa depan cenderung untuk memperkirakan kegiatan apa yang dilakukan oleh pihak-pihak lain, memperkirakan kemungkinan hasil rencananya atau apa kondisi yang ingin dicapai dan apakah rencananya dapat mempengaruhi kondisi masa depan, sehingga rencana tujuan tercapai.
3. Perencanaan dan tujuan berkaitan sangat erat. Bila suatu rencana dikemukakan dan ditekankan sebagai hasil dari suatu harapan, maka rencana itu disebut tujuan.
 

KESIMPULAN

Perencanaan pada hakikatnya adalah usaha yang dilakukan secara sadar dan terus-menerus serta diorganisasikan untuk memilih yang terbaik dari berbagai alternatif yang ada bagi pencapaian tujuan tertentu.
Ciri-ciri perencanaan adalah sebagai berikut: melihat jauh ke depan dalam arti bersangkutan dengan masa depan, termasuk jangka waktunya, adanya tujuan yang ditetapkan sebelumnya (tujuan tertentu) berupa program kegiatan dan cara-cara pencapaianya, penentuan cara-cara pencapaian dengan penetapan, adanya penghitungan.
Sebuah perencanaan mempunyai beberapa manfaat: sebagai alat efesiensi dan alat untuk mengurangi biaya (a cost reducingtool), sebagai alat pengarahan kegiatan kepada pencapaian tujuan, pembentuk masa datang dengan mengusahakan supaya ketidakpastian dapat dibatasi seminimal mungkin, alat-alat untuk memilih alternatif cara terbaik atau kombinasi alternatif cara yang terbaik, alat penentuan skala prioritas dari pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun kegiatan.
Untuk menyusun suatu rencana yang baik diperlukan beberapa faktor sebagai berikut: suatu rencana hendaknya disusun oleh tenaga yang benar-benar mengetahui teknik perencanaan, rencana harus dibuat oleh orang yang mendalami tujuan organisasi, rencana harus didukung oleh data/informasi, ide-ide yang relevan, rencana hendaknya disusun oleh orang yang mengetahui sifat hakiki dari pada permasalahan serta mampu melihat kedepan (forcast).
Perencanaan mempunyai tingkatan-tingkatan sebagai berikut: perencanaan strategis berhubungan dengan pertimbangan jangka-panjang, perencanaan taktis berhubungan dengan cakrawala perencanaan jangka menengah, perencanaan operasional berhubungan dengan keputusan untuk operasi yang sedang berjalan.
 
DAFTAR PUSTAKA

Davis, Gordon B. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Ikrar Mandiriabadi. 1999.
Siagian, Sondang P.Manajemen Abad 21. Jakarta:Bumi Aksara. 1998.
Steiner, George A dan John B. Miner. Kebijakan dan Strategi Manajemen. Jakarta: Erlangga. 1988.
Widjaja, A.W. Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen. Jakarta: PT Bina Aksara. 1987.